Değerli Müşterimiz,
Her sene sonunda yapılan devir işlemleri sırasında sizlere rehberlik etmesi amacıyla, devir öncesinde yapılması gereken işlemleri sırasıyla bilgilerinize sunarız. Yeni yılda sağlık, mutluluk ve işlerinizde başarılar dileriz.
Boyut Ltd.
Devir Ne Zaman Yapılmalı?
Devir işlemi, eski senenin günlük stok işlemlerinin bitmesinden sonra, yeni seneyle ilgili işlemlere başlamadan önce herhangi bir zamanda yapılabilir. Bu tarih sizin çalışma planınıza göre 31 Aralık akşamı olabileceği gibi, 01 Ocak olarak da seçilebilir.
1 - Sipariş işlemlerinin tamamlanması
Günlük işlemlerin bitirilmesinin ardından, tüm kullanıcıların sistemden çıktıklarını ve bilgisayarlarını kapattıklarını kontrol ediniz. Sipariş işlemlerinin tamamlandığını "Fatura Bekleyenler" menüsünden kontrol ediniz. Ana bilgisayarda açık olabilecek, ITS modülü, Eticaret gibi Boyut veritabanını kullanan bütün uygulamaların kapalı olduğundan emin olunuz.
2 - Yedekleme
Yedeklemenin başka bir bilgisayarın sabit diskine yapılması önemlidir. Bu yedeği aldıktan sonra en az 90 (doksan) gün üzerine yedek almayınız. K:\BOYUT ve tüm alt klasörlerinin yedeklendiğinden ve tüm verileri içerdiğinden emin olunuz.
3. Cari Hesap Modülünde "Hesap Toplam Kontrolü"nü çalıştırınız.
4. Devir İşlemini başlatınız.
Devir işleminin, sisteminizin hızına bağlı olarak 10 dakika ile bir saat arasındaki bir sürede bitmesi beklenir. Devir işlemi sırasında bilgisayar kesinlikle kapatılmamalıdır. Boyut Ana menüsünde "Firma İşlemleri" seçilir, gelen menüden “Devir” işlemi seçilir. Yeni firma numarası, yeni firma adı ve mali yılbaşı kendiliğinden karşınıza gelir. Bu bilgilerin onaylanmasının ardından devir işlemi başlar. Özellikle gerekli olmadıkça bu bilgileri değiştirmeyiniz.
Örnek Devir İşlemi:
Devri Alınan Firma:
Firma No : 214
Firma Adı : BOYUT DENEME FİRMASI (2014)
Mali Yıl Başı : 2014
Yeni Firma :
Firma No : 215
Firma Adı : BOYUT DENEME FİRMASI (2015)
Mali Yıl Başı : 01/01/2015
5. Yetkilendirme
Yetkilendirme işlemini Bilgi İşlem Sorumluları yapabilmektedirler. Devir İşlemi, eski firmayı kullanma yetkisi olan kullanıcılara yeni firma için yetki vermektedir. Olası hataları önlediği için, ihtiyaç duymayacak kullanıcıların eski firma kullanım haklarını kaldırmanız önerilmektedir.
Önemli Notlar:
A. Firma Fiş Sıralaması
Eğer fiş numara takibi ile ilgili yeni bir düzenlemeye ihtiyaç varsa, firmanın fiş sıralama şeklini muhasebe yetkilisi ile birlikte kararlaştırınız. Bunun dışında fiş sıralama seçeneğini değiştirmeyiniz. Fiş sıralama seçeneği firma parametrelerinden belirlenmektedir.
B. Stok Envanter Listesi
Bu listeyi Stok Programı Stok Analiz Raporları, İlaç raporları, Envanter listesi seçeneğinden alabilirsiniz. Buradan alacağınız liste, yıl sonu itibariyle deponuzda bulunan stoku verecektir. Liste alınırken tarih belirtilmemelidir.
C. Açılış Fişi
Program Muhasebe Açılış Fişi’ni devir işlemi sırasında otomatik olarak oluşturacaktır. Açılış fişi, devrin yapıldığı terminalden kayıt edilmelidir. Mahsup fişi niteliğinde olan açılış fişinin borç-alacak bakiyeleri eşit olmalıdır. Bakiyeler eşit değilse, ilerleyen günlerde eski firma resmi muhasebe bilgilerinde yapılacak çalışmanın ardından açılış fişi yeniden oluşturulabilir.
D. Stok Entegrasyon Firma Numarası
Aynı anda iki firma ile işlem yürütüyorsanız, devir işleminden sonra "Servis Programı"na girerek stok entegrasyon firma numarasını kontrol ediniz.